高管辦公室的機密 - 財富中文網

????馬上就要在大庭廣眾面前出丑了！晚宴即將開始，而鐵獅門地產公司（Tishman Speyer）的一位高級經理卻剛發覺不知要用什么稱謂介紹來賓中的一群美國外交官才算得體?；琶χ?，他撥通了卡羅爾·卡佩爾（Carole Karpel）的電話?？_爾是鐵獅門董事長兼聯合 CEO 徐杰儒（Jerry Speyer）的行政助理。雖然卡羅爾對此也一無所知，但她的書架上卻藏一個秘密武器：一本外面系鵝毛筆的白色小冊子，里面記錄“天使社團”（Seraphic Society）——一個由紐約市實力人物的行政助理組成的高級秘書社團——大約 100 位成員的姓名和電話號碼?！拔矣浀糜幸晃粫T曾經是（前國務卿）賽勒斯·萬斯（Cyrus Vance）的助理?！笨_爾說?！拔揖痛螂娫捊o她，結果不出三分鐘她就給了我答案?！蔽C解除了。

????這種求助對“天使社團”來說再尋常不過了。在過去 69 年里，“天使社團”一直堪稱秘書界的“骷髏黨”（Skull and Bones，美國耶魯大學的精英社團——譯注）。社團的名稱來源于圣經中天使的等級——站在上帝面前的熾愛天使（Seraphim，九級天使中的最高等級——譯注），社團成員包括施樂公司（Xerox）、紐約證交所（New York Stock Exchange）、通用電氣（GE）、紐約聯儲銀行（Federal Reserve Bank of New York）、布魯明戴爾百貨（Bloomingdale）、美國對外關系委員會（Council on Foreign Relations）、美國自然歷史博物館（American Museum of Natural History）負責人的助理在內。社團的目標是“在領導秘書之間建立起合作和友誼的紐帶”，并利用這一網絡幫助彼此及彼此的老板更好地完成工作。徐杰儒說，“如果我找不到什么人的資料，我總可以依靠卡羅爾和她在‘天使社團’的朋友們?！?/p>

????身處經濟漩渦和 CEO 離職的高發期——更何況人人都熱衷于社會交往——這就無怪乎“天使社團”和其他類似的組織得以蓬勃發展了。盡管“天使社團”歷史最為悠久，而且堪稱私密程度最高，但還有一個類似的團體——硅谷催化劑協會（Silicon Valley Catalyst Association）——于 1995 年成立，它主要面向硅谷 CEO 的行政助理，簡稱“EA”（“秘書”一詞跟口述錄音機一樣，已經基本絕跡了）；現有會員包括 Facebook、思科（Cisco）、蘋果（Apple）和谷歌（Google）CEO 的助手在內。在美國，名人助理的專屬團體至少有兩個——分別分布在東西海岸——還有數十個行政助理組織在 LinkedIn 和 Facebook 上遍地開花?！澳壳?，對所有人來說，要想獲得支持，人脈都是最重要的一個方面?！敝硭褜ぞW（EASearch）的總裁萊尼·米勒（Leni Miller）說。助理搜尋網專門幫高級行政助理找工作。

????雖然根據勞工統計局（Bureau of Labor Statistics）的數據，有 420 萬人標榜自己是行政管理專業人士——全美人數最多的單一職務——但那些堅持為高管辦公室里的主人提供支持的人卻是自成一派?！叭绻?CEO 從事的是最孤獨的工作，那 CEO 行政助理干的就是第二孤獨的差事?！笔饭径麻L、前 CEO 安妮·馬爾卡希（Anne Mulcahy）說。她的助理曾為公司最近三任 CEO 效過力，其中也包括 7 月份剛剛接棒的厄休拉·伯恩斯（Ursula Burns）?！澳阏娴臎]有同僚，你扮演的角色總是被置于顯微鏡之下，當然就得加倍小心應付苛刻的要求了?！?/p>

????這種說法其實還有所保留。作為知名 CEO 的行政助理，通常會被要求打理一切事務，從安排隨時變化的每日行程到凌晨三點在東京尋找仍未打烊的藥店，而最近還要加上替 CEO 們阻擋瘋狂的狗仔隊。助理們可能會掙到高達六位數的工資，一般也會有自己的下屬，他們可以按老板的期望做到無時無刻隨叫隨到——從不違背頂級高管賴以生存的信任和隱私法則?！皼]有一分鐘我不知道他在哪兒?！钡つ峤z·懷特（Denise White）說。過去十年，她一直是美國運通公司（American Express）董事長兼 CEO 陳納德（Kenneth Chenault）的助理?！八赡芟氚哑ば烈幌?，這沒問題?！彼f?！拔抑皇切枰??！?/p>

????另外，還會有一些只有宇宙主宰才能提得出來的特殊要求。只要問問那位需要找到一頭綿羊作為生日驚喜禮物的助理就行了——而找到羊之后，他還得負責把因衛生要求而被禁止進入大廈的綿羊運到農場去。當然，名人助理的世界也會因為這種“私密”（私人及保密的）的任務而聞名。紐約名人助理協會（New York Celebrity Assistants）創始人、演員奧林匹亞·杜卡基斯（Olympia Dukakis）的助理伯尼·羅卡曼（Bonnie Low-Kramen）說，“當錢不再是問題的時候，需求就邁進了一個新的天地?！?/p>

????然而，沒有哪位助理能給出全部答案或是滿足所有要求。這就是專屬社團的魅力所在，社團讓助理們為了工作而結盟，彼此分享戰斗的故事，并能隨時幫老板鋪平前進的道路，這一點至關重要。馬爾卡希的前助理克拉克說，“假如我需要致電杰米·戴蒙（Jamie Dimon，摩根大通新任 CEO）的辦公室，安排一次會見，你知道，我會在通話中遇到‘天使社團’的姐妹，大家會互相幫助?！保ā疤焓股鐖F”曾經有過一位兄弟，但他后來退出了。）

????最重要的是，這類組織為這個在很多方面都很獨特的行業提供了一個支持網絡?！澳阍?CEO 階層工作，就不可能有其他人真的和你一起分擔?！摈毂取じ窳_絲（Debbie Gross）說。過去 18 年，格羅絲一直擔任思科公司約翰·錢伯斯（John Chambers）的首席行政助理，也是“硅谷催化劑協會”的創始成員。因而，這類組織崇尚私密，一點兒也不足為奇。高端助理的世界是個小圈子，而且是個極為挑剔的圈子?！疤焓股鐖F”潛在的新成員不可能通過申請加入，而必須經過——現任成員的——推薦和考察。此外，僅在事業上有所成就還不夠：評判新會員，不僅要看他們自身的口碑和經歷，而且還要看他們老板的名望和閱歷。[如果是熱播美劇《明星伙伴》（Entourage）的那位娘娘腔的男秘書勞埃德（Lloyd），干脆就別白費力氣了。] 正是由于認識到任何泄密都存在影響會員所在公司的潛在風險，所以“硅谷催化劑協會”在每次會議之前都要求會員簽訂一份保密協議。

????原名“美國天使秘書”（The Seraphic Secretaries of America）的“天使社團”并非某位助理或者老板的創意，它是由一位名為弗雷德里克·達瑞斯·本漢姆（Frederick Darius Benham）的公關人士發明的。在吸引高管注意的過程中，他很快意識到，假如不跟老板的“門衛”建立好關系，結果就會一事無成。因此，根據社團自行出版的《天使社團編年史》記載，從 1938 年開始，他每遇到一位工作超越使命的助理，就會為其“始終如一的禮節、得體、禮貌、美麗、雅致、溫柔、謙恭、和藹、涵養和甜美”而頒發一項“優秀獎”。

????1940 年，他邀請 12 位秘書到曼哈頓的列克星頓酒店（Lexington Hotel）共進晚餐。[卡內基（Dale Carnegie）的秘書也在其中。] 翌年的活動亮點是推出了社團“年度秘書”稱號，最終頒發給《我是丘吉爾的私人秘書》（I Was Winston Churchill's Private Secretary）一書作者費里斯·莫伊爾（Phyllis Moir），獎品是一臺雷明頓蘭德（Remington Rand）打字機。莫伊爾雖然不是“天使社團”成員，但他卻提高了人們的關注度——對行事謹慎的天使們來說，這也許無大所謂，但對本漢姆卻是莫大的恩賜。最終，“天使社團”與本漢姆分道揚鑣，開始每年舉辦年度宴會，召開定期會議，后來又每五年舉辦一次“老板晚宴”，費用都由所在公司支付。早期出席老板晚宴的人士包括紐約證交所的總裁和美國航空公司（American Airlines）的負責人，后者還在 1948 年安排一群“天使”搭乘嶄新的 DC-6 飛機俯覽曼哈頓風光，而此前她們當中的很多人還從未坐過飛機。在 1953 年社團第 13 次年度晚宴上，金融家兼政府顧問伯納德·巴魯奇（Bernard Baruch）發表了講話。五年后，晚宴在“天使”的老板馬爾柯姆·福布斯（Malcolm Forbes）的“高地人”（Highlander）游艇上舉行。上世紀 80 年代初，一些“天使”還前往中國旅游。而 2005 年在紐約大都會夜總會（Metropolitan Club）舉辦的社團 65 周年慶祝晚宴更可謂是一次盛會，出席的老板有 39 位之多。

????誠然，在當前 CEO 遭解聘和大規模暫時賦閑的環境下，社團往日的輝煌可能有所減弱，取而代之的是比較實際的行動，比如找一份新工作和替老板省錢。出于對經濟氣候的考慮，“天使社團”總裁、曾為紐約人壽保險（New York Life）退休 CEO 哈里·霍恩（Harry Hohn）擔任行政助理的瑪莉·特洛伊（Mary Troy）表示，明年的老板晚宴已經取消，社團正全力開發更急需的網站，并努力拓展慈善事業。

????但是，按照“天使”和其他同類組織的說法，社團的終極目標仍是建立有助于社團成員扶持老板事業的關系?！肮韫却呋瘎﹨f會”有一本“最佳行動”手冊，里面都是關于如何找保姆、如何租私人飛機、誰能做出紐約最棒的生日蛋糕之類的提示。社團在聚會時定期邀請嘉賓進行演講 [銀湖風投公司（Silver Lake）合伙人戴夫·魯（Dave Roux）是最近一次的演講嘉賓]，邀請薪酬專家、招聘人員、地產策劃人做講座，還組織學習如何更有效地使用谷歌搜索引擎。對于人盡皆知的硅谷 CEO 之間的密切關系來說，這在很多方面都是一種隱性的基礎建設，可以在有需要時做到技術上的無所不能。（閱讀提示：如果你找出思科的格羅絲，好運就會來敲 Facebook 的大門。）

????盡管成為 CEO 或進入名流圈確實令人怦然心動——可以出入高級酒會，搭乘私人噴氣機之類——但工作的安全性卻是個大問題，尤其是在現在這個時候。如果老板蒙羞落馬，團隊也會受到連累。當曾經伴隨美國國際集團（AIG）CEO 漢克·格林伯格（Hank Greenberg，現在他正計劃自立門戶）歷經興衰的“天使”沙克·納哈皮坦（Shake Nahapetian）說她沮喪到極點的時候，或者當蘇富比（Sotheby）前 CEO 黛安娜·布魯克斯（Diana “Dede” Brooks，綽號“戴比”）的“天使”助理為價格操縱作有罪辯護的時候，她們的日子一定不好過。比老板丟掉飯碗更糟的是：可能不得不去伺候副總裁——這真讓人倒吸一口冷氣?！霸洔婧ｋy為水?！彼伎频母窳_絲說?！肮韫却呋瘎﹨f會”已經幫助會員仿照老板的樣子協商了助理版的“金手銬”（Golden Handcuffs，對肯于長期服務的職員許諾的未來福利——譯注），凡是老板被調離或解聘的助理，可以在公司留任一年。

????總之，這類組織對會員精挑細選，實際上是在提醒 CEO 們，沒有助理從旁相助，他們可能一天都過不下去。招聘人員米勒說，“如果合作良好，感覺就象是結婚。但是假如你得不到適當的支持，還不如根本就沒有支持?！币允饭镜目死藶槔?，這名助理在馬爾卡希臨危受命之際，很好地充當了新舊領導之間的橋梁?！皬哪撤N意義上來說，她培訓了 CEO?！瘪R爾卡希說?！八探o我禮節，知道如何對各類事務做出回應，還了解誰需要什么。如果我犯了錯，那是因為我沒有聽她的?！边@對我們大家來說都是一個啟示。

????譯者：董昱

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